流程管理由状态、执行者及动作三个项目组合设置而成。

本页介绍状态、执行者及动作的概要。

例如，流程为“添加记有申请内容的记录，并获得上司的批准”时，状态、执行者及动作分别对应以下内容。

• 状态：登记、等待批准、已批准
• 执行者：记录的创建人、上司
• 动作：申请、批准、取消

状态是指记录的处理状态。
设置了状态后，在各记录中将显示当前的状态。

执行者是指被委任“执行此状态下的任务”的用户。
被设置为执行者后，相应用户将收到通知其被设置为执行者的“与我相关”通知，或者其门户的“未处理列表”中会显示相应记录。
可通过“记录的详情”页面的“当前执行者”栏确认各记录当前的执行者是谁。

可按状态分别设置执行者。也可不设置执行者。此外，可对1个状态设置多个执行者。
执行者可以在初始的状态和中间的状态中进行设置。
最后的状态（完成状态）中无法进行设置。

设置了执行者时，用于执行动作的按钮会仅向执行者显示。
未设置执行者时，用于执行动作的按钮会向所有用户显示。

动作是指用于将记录更改为其他状态的操作。
设置了动作后，“记录的详情”页面中将显示用于执行动作的按钮。用户点击按钮，记录的状态即被更改。

可针对各状态分别设置动作。可对1个状态设置多个动作。
对初始的状态和中间的状态设置动作及执行动作后的状态。
无需对最后的状态（完成状态）设置动作。

还能使用字段的值，设置成仅在满足特定条件时执行动作。
例如，有两种情况的动作，其一为仅在“费用”字段的值不少于100万日元时才可执行，其二为仅在值不满100万日元时才可执行，那么根据费用金额的不同，用户可执行的动作也不同。