您可以藉由對狀態設定執行者，指定由特定使用者在該狀態中執行任務。
設定執行者可以避免疏漏應辦事項，設計出確保作業能順利進行的業務流程。
但在實際業務中，有時會需要由執行者以外的人員來執行任務，例如執行者長期不在，或申請人注意到輸入錯誤而希望能撤回申請等情形。
此時藉由設定「執行者以外使用者可執行的動作」，即可因應業務流程中作業停滯、撤回申請等情況。

執行者以外使用者可執行的動作設定，可活用於以下情境。

• 由他人代理簽核
  例：由副部長代替請長假的部長簽核申請。
  代理簽核的工作流程
• 在申請被退回前先行修正
  例：提交申請後才發現資料不完善，想在被經理退回前，先撤回申請並自行修正。
  可撤回申請並修正的工作流程
• 跳過中間的簽核步驟，直接完成簽呈
  例：提交的申請已進展到副部長簽核步驟，但由於該簽呈為急件，由部長跳過副部長，直接簽核完成。
  可跳過簽核的工作流程

以下步驟以部長不在時設定由副部長代理簽核為例，說明如何設定執行者以外使用者可執行的動作。

1. 開啟目標應用程式的「流程管理」畫面。

2. 在已設定執行者的狀態的流程中，點選［建立執行者以外使用者可執行的動作］。
   本次範例為在狀態為「部長確認中」的流程中，設定執行者以外使用者可執行的動作。
   

3. 設定「執行者以外使用者可執行的動作」的按鈕名稱。
   本次範例輸入「代理簽核」。
   

4. 從下拉式選單中選擇「執行者以外使用者可執行的動作」執行後的狀態。
   本次範例選擇「已簽核」。
   

5. 點選[選項]圖示（三個點的形狀），再點選[動作使用者的設定]。
   

6. 在「動作使用者的設定」的對話方塊中，設定可執行該動作的使用者後，點選[儲存]。
   從下列選項中選擇可執行動作的使用者。

   • 所有使用者：
     不指定可執行「執行者以外使用者可執行的動作」的使用者時，具備記錄的查看權限的使用者皆可執行動作。
   • 指定使用者/組織/群組

   本次範例選擇「指定使用者/組織/群組」，再點選「選擇表單中的欄位」，並指定「代理簽核人（副部長）」欄位。

   以上即完成在狀態為「部長確認中」的流程中設定執行者以外使用者可執行的動作。