流程管理是以三個項目組合設定，分別為狀態、執行者、動作。

本文將說明狀態、執行者、動作的概要。

例如「登錄記載申請內容的記錄，取得上司核准」的流程，狀態、執行者、動作如下：

• 狀態：登錄、待簽核、已簽核
• 執行者：記錄建立人、上司
• 動作：申請、簽核、退回

狀態是指記錄的處理狀態。
設定狀態後，會自動顯示各筆記錄目前的狀態。

執行者是被指派為「在此狀態中執行任務」的使用者。
設定執行者後，該使用者會收到與我相關的通知，告知其已被設定為執行者，入口網站的「未處理清單」也會顯示該記錄。
您可以在「記錄詳情」畫面的「當前執行者」欄中確認各記錄的當前執行者是誰。

您可以對各個狀態設定執行者，也可以不設定執行者。此外，一個狀態可以設定多個執行者。
最初的狀態和中間階段的狀態可以設定執行者。
最後的狀態（結束的狀態）無法設定執行者。

設定執行者後，執行動作的按鈕只會對執行者顯示。
未設定執行者時，執行動作的按鈕會對所有使用者顯示。

動作是指將記錄變更為其他狀態的操作。
設定動作後，「記錄詳情」畫面中會顯示執行動作的按鈕。使用者點選按鈕後，記錄狀態將會變更。

您可以對各個狀態設定動作。一個狀態可以設定多個動作。
必須對最初的狀態和中間階段的狀態設定動作及動作執行後的狀態。
最後的狀態（結束的狀態）不必設定動作。

您也可以使用欄位的值設定只在滿足特定條件時執行動作。
例如，設定只能在「費用」欄位值100萬日圓以上時執行的動作，以及只能在小於100萬日圓時執行的動作，根據費用改變使用者可以執行的動作。